全校各单位：
为做好2026年下半年自然科学类高水平学术会议资助申报工作，规范学校自然科学类高水平学术会议资助管理，提升学术交流质量，助力学校科研发展，根据学校经费管理及学术交流相关工作要求，启动2026年下半年（12月31日前举办）自然科学类高水平学术会议资助申报工作，现将有关事项通知如下：
一、总体要求
（一）申报资助的会议须由我校主办或承办的高水平自然科学类学术会议。优先支持我校已长期成功举办的系列品牌会议和上级主管部门交办的重要会议。
（二）会议的审批流程、经费开支范围与标准、财务报销管理等，严格遵照《华中科技大学会议费管理办法》执行，做到依规办会、专款专用。
（三）会议经费实行“以会养会、自负盈亏”原则，举办单位应坚持节俭高效办会，严格控制邀请报告、场地租用及布置等各项支出，严禁以营利为目的举办学术会议。收取注册费的会议原则上不予资助；如会议经费收支差额较大、确需学校支持的，需提供会议收入与支出决算表。
（四）申请的学校资助经费须全额列入会议费正式预算，仅用于会议直接支出；举办单位所属学院须提供配套经费，且配套金额不低于学校资助金额。
（五）学术会议经学校相关部门审批通过后，由举办学院提交资助申请报告及《举办高水平学术会议资助申请表》（加盖院章）至科发院。学校将结合年度经费预算及专家评审结果，确定资助名单及资助金额。
二、申报要求
（一）申报材料
1.加盖院系公章的《举办高水平学术会议资助申请表》；
2.院系正式申请报告（含会议基本情况、学术价值、筹备方案、经费预算（含学校资助及学院配套经费明细）、预期成果等）。
（二）会议结束后材料报送（会议结束后一周内完成）
会议举办单位须做好会议总结及材料归档工作，按要求报送以下材料，作为经费核销及资助验收的重要依据：
1.《高水平学术会议总结表》。（word电子版 学院盖章pdf 版）
2.会议支撑材料。（电子版，含会议通知、议程、照片、新闻报道、会议手册、经费支出明细等）
（三）截止时间：9月21日
报送方式：纸质材料一份提交至科学技术发展院南三楼115室，电子版pdf材料（申请表 申请报告）按要求命名后发送至工作邮箱[email protected]，邮件主题统一命名为“2026下半年学术会议资助申报-xx院系-会议名称”。
三、特别提醒
资助实行后补助形式，资助经费待会议办结并提交完整结项材料后予以拨付。资助经费如有结余，由学校统一回收。
各单位应以此项资助为契机，着力打造学校品牌会议，回归学术性本质，厉行节约、严格控制办会成本，不断提升会议学术质量与学校学术影响力。
联系人：易宪
联系电话：027-87558293
附件：1.举办高水平学术会议资助申请表
2.高水平学术会议总结表
3.华中科技大学自然科学领域高水平学术会议资助实施办法
科学技术发展院
2026年9月8日